5 Niezbędnych Narzędzi Podczas Pracy Zdalnej

5 Niezbędnych Narzędzi Podczas Pracy Zdalnej #homeoffice

W czasie pandemii koronawirusa nagle praktycznie wszystkie firmy wysłały swoich pracowników do pracy zdalnej. W branży informatycznej praca zdalna jest szczególnie popularna ze względu na charakter pracy. W tym przypadku nie ma znaczenia, skąd się pracuje. Pracownik nie traci czasu na dojazdy do biura, co jest ogromnym plusem. Dodatkową oszczędnością jest brak kosztów w związku z utrzymaniem biura dla pracodawcy itp.

W artykule przedstawię Ci 5 narzędzi, które pozwolą zoptymalizować twoją pracę zdalną. Narzędzia te przydają się szczególnie dla nowych firm, w których praca zdalna jest standardem. W pierwszej fazie budowy przedsiębiorstwa należałoby znacząco ograniczyć koszty, ponieważ dopiero testujemy czy dany pomysł odnajdzie się na rynku.

W związku z powyższym w pierwszej fazie praca zdalna jest idealnym rozwiązaniem. Praktycznie każdy przedsiębiorca, który zaczyna ze swoim nowym projektem w domu ma biurku, komputer oraz dostęp do internetu. Wiele przedsiębiorstw działa w tym modelu, np. polska firma Nozbe, która zajmuje się tworzenie oprogramowania do zarządzania zadań w formule Getting Things Done (GTD). Wszyscy pracownicy wyżej wymienionej firmy pracują wyłącznie zdalnie, spotykają się raz na jakiś czas na cykliczne spotkania w realnym świecie, ale poza tym codzienna operacyjna praca wykonywana jest zdalnie.

Spółka nie posiada fizycznie biura, dzięki wirtualnej organizacji firma może świadczyć usługi w formule Software as a Service (SaaS) dla klientów na całym świecie. W tym modelu przedsiębiorca nie musi ponosić jednorazowych dużych kosztów związanych z zakupem pudełkowego oprogramowania. Użytkownik płaci tylko za czas korzystania z produktu.

5 Niezbędnych Narzędzi Podczas Pracy Zdalnej

W tego typu organizacjach zaufanie pracowników i współpracowników jest jednym z ważniejszych czynników sukcesu. Dzięki organizacji wirtualnej firmy zyskują bardzo dużo, szczególnie w branży informatycznej gdzie wielu konsultantów pracują w modelu business-to- business (B2B) oraz samozatrudnieni są w stanie pracować w kilku projektach.

W obecnych czasach większość przedsiębiorstw jest dostępna w internecie i może świadczyć usługi dla klientów z całego świata. Jedynym warunkiem jest wiedza, umiejętności, zdobyte doświadczenie oraz znajomość języka angielskiego. Poniżej przytoczono kilka przykładów często używanego oprogramowania, które jest przydatne w pracy zdalnej. Wśród wymienionych rozwiązań można wyróżnić programy do przechowywania i dzielenia się plikami, aplikacje do dzielenia się zadaniami i zarządzaniem nimi itp.

1. Trello

Pierwszym narzędziem, które jest pomocne w organizowaniu pracy zdalnej jest Trello, które powstało w 2011 roku. Usługa działa w modelu freemium, czyli podstawowe funkcjonalności są dostępne dla użytkowników za darmo. Aplikacja pomaga w organizowaniu pracy zdalnej w przedsiębiorstwie lub w danym projekcie. W panelu usługi jako użytkownicy jesteśmy w stanie zdefiniować tablice z danym projektem i rozpisać zadania na poszczególnych pracowników.

W ramach tablic i kart jesteśmy w stanie tworzyć, komentować i przydzielać poszczególne zadania jak to jest widoczne na powyższym zrzucie ekranu z aplikacji. Dodatkowo w aplikacji w prawym rogu ekranu jest widoczna lista ze wszystkimi aktywnościami, które zostały wykonane. Główny ekran tablicy w Trello wygląda podobnie tablicy z karteczkami, ale po wejściu w daną kartę aplikacja pokazuje ogrom możliwości. W ramach karty możemy tworzyć zadania, komentować je, przydzielać członkom zespołów, dodawać pliki i linki. Przez cały czas, po prawej stronie, użytkownikowi towarzyszy lista ostatnich aktywności na wszystkich dostępnych kartach.

Zaletą aplikacji jest ogólny widok tablicy, gdzie można zauważyć co dzieje się aktualnie w danym projekcie i na jakim etapie są poszczególne zadania. W darmowym planie użytkownik jest w stanie założyć nieograniczoną listę tablic, kart zadań, załączników, użytkowników itp.

Patrząc na ogólny widok tablicy, osoba zarządzająca projektem jest w stanie natychmiast ocenić postęp prac w każdym z zespołów. Osoby wyspecjalizowane w konkretnych zadaniach widzą, co zrobili ich koledzy z zespołu, a co zostało do zrobienia w najbliższym czasie. Istotną cechą jest tu nie tylko przydzielanie zadań, ale również udzielanie dostępu do każdej z kart niezależnie – osoba zarządzająca może ustawić poszczególne karty jako edytowalne, widoczne lub niewidoczne dla poszczególnych członków zespołu.

Niewątpliwą zaletą jest przejrzystość i intuicyjność aplikacji- nawet dla osób niezaznajomionych z technologią. Już w planie darmowym Trello oferuje nieograniczoną liczbę tablic, kart, członków zespołu, list zadań i załączników. To wystarczy znakomitej większości zespołów. Dla najbardziej wymagających – rozszerzone plany to koszt 10-20 USD miesięcznie, za użytkownika.

2. Slack

Kolejną aplikacją, która usprawnia pracę zdalną jest komunikator internetowy Slack. Program pozwala na komunikację z innymi członkami zespołu. W aplikacji istnieje możliwość tworzenia nowych kanałów, gdzie użytkownicy, którzy mają dostęp, widzą całą konwersację, jest możliwość również konwersacji prywatnych.

Uruchomiony w 2014 roku Slack skupia się na usprawnieniu komunikacji między członkami zespołu. Twórcy aplikacji opisują go jako następcę poczty elektronicznej, ułatwiając organizację wiadomości i tworzenie dowolnie podzielonych kanałów komunikacyjnych. Członkowie zespołu mogą dołączać i opuszczać kanały według przyznanych uprawnień. Dzięki wątkom łatwiej jest utrzymać porządek i oś dyskusji. Dodatkowymi funkcjonalnościami są przesyłanie plików i wideokonferencje. Platforma zapewnia ze swojej strony wysokie standardy szyfrowania danych.

Platforma zapewnia również szyfrowanie danych. Podstawowe funkcjonalności są bezpłatne. To w zupełności wystarcza do pracy. Sam wykorzystywałem ten komunikator w swoich projektach. Rozszerzenie zakresu możliwości aplikacji jest powiązane z wydatkami rzędu 6,67 USD – 12,50 USD za użytkownika.

3. Dropbox

Kolejną aplikacją usprawniającą pracę zdalną jest wirtualny dysk sieciowy Dropbox istniejący od 2008 roku. Program pozwala użytkownikom przechowywać wszystkie pliki w chmurze. Serwis pozwala na dzielenie się plikami z innymi użytkownikami i jednoczesne edytowanie ich, dodatkowo oferuje darmowe wolne miejsce na pliki w chmurze, dzięki czemu pliki są dostępne z każdego urządzenia, które ma dostęp do internetu.

W ofercie firmy z czasem pojawiły się nowe funkcje, a także skierowana do firm oferta Dropbox Business, która może być ciekawą alternatywą (wobec innych narzędzi) w zdalnej pracy zespołowej. To właśnie ten drugi rodzaj usługi oferowanej przez Dropboxa warto poznać bardziej. Podobnie, jak to jest w ramach standardowej usługi, także w Dropbox Business mamy możliwość korzystania z funkcji o nazwie „Paper”. Pozwala ona na tworzenie, udostępnianie i synchronizację efektów pracy całego zespołu.

Biznesowa wersja Dropboxa umożliwia również m.in. tworzenie grup, do których należeć mogą członkowie zespołów, przypisanych do poszczególnych, dedykowanych folderów. Nad danymi czuwać może administrator mający dostęp do specjalnego panelu, umożliwiającego m.in. monitorowanie aktywności zespołu czy zdalne czyszczenie, czyli funkcję pozwalającą na oczyszczanie z wrażliwych plików urządzeń, które zostały zgubione bądź skradzione.

Dysk w chmurze pozwala przede wszystkim mieć kopie swoich plików. W razie problemów z komputerem mamy zawsze dostęp do backupu swoich danych. Osobiście korzystam z kilku aplikacji tego typu, w każdej z nich mam darmowy plan, który w zupełności mi wystarcza.

4. Kalendarz Google

Kolejną usługą, która jest pomocna, jest aplikacja Kalendarz Google, która pozwala organizować czas użytkownika oraz planować zadania. Usługa pozwala planować własne spotkania oraz zapraszać innych użytkowników. Kalendarz jest dostępny na wszystkie popularne platformy mobilne.

Z dużą ilością zaawansowanych funkcji i odświeżonym pod koniec 2017 r. interfejsem, Kalendarz Google może być świetnym narzędziem usprawniającym pracę zdalną, przede wszystkim w zakresie planowania spotkań na żywo. Praca zdalna oznacza, że członkowie zespołu rzadziej (niż przy normalnym trybie pracy) widzą się osobiście. Jednak zdalne wykonywanie obowiązków nie oznacza, że spotkania na żywo stały się zbędne. Do ich planowanie konieczne są więc odpowiednie narzędzia, a jednym z nich może kalendarz działający online.

Kalendarz Google może służyć zarówno w planowaniu działań osobistych, jak i zespołowych. W tym drugim przypadku firmy mogą zdecydować się na korzystanie z rozszerzonego i płatnego pakietu „G Suite by Google Cloud”, który oferuje m.in. integrację kalendarzy online z innymi usługami firmy Google: Gmail, Kontakty czy Dysk. Możliwe jest m.in. tworzenie kalendarzy dla poszczególnych pracowników, grup osób, a także planowanie wspólnych spotkań, po sprawdzeniu dostępności wybranych współpracowników. Jeśli organizacja korzystała wcześniej z innych narzędzi do planowania spotkań, Google chwali się, że takie kalendarze biznesowe można łatwo przenieść, migrując dane z programów Outlook, Exchange czy iCal lub pobierając je bezpośrednio z plików .ics i .csv.

W ramach korzystania z pakietu “G Suite” Kalendarz Google udostępnia także ciekawą funkcję, dzięki której można sprawdzić, czy znajdujące się w wybranym miejscu spotkania (np. biurowcu, centrum coworkingowym) sale konferencyjne są dostępne. Można dowiedzieć się m.in. tego, jak pojemne są te sale, a także jakim sprzętem one dysponują (np. rzutnikami itp.).

Także sam proces tworzenia wydarzeń w ramach Kalendarza Google dysponuje wieloma opcjami, które można wykorzystać pod kątem pracy zdalnej zespołu. Redagując opis wydarzenia (np. zaproszenia na spotkanie) można dodać wyróżnienia w tekście, hiperłącza oraz załączniki np. dokumenty, z którymi uczestnicy planowanego spotkania powinni zapoznać się przed rozpoczęciem wydarzenia. Z poziomu panelu redagowania wydarzenia można zapraszać gości, a także ustawiać konferencje wideo.

Praktycznie cały czas korzystam z tej aplikacji, oprócz Todoist bardzo fajnie pomaga zorganizować wszystko. Uwielbiam ją, szczególnie aplikację mobilną, serdecznie polecam do przetestowania.

5. Skype

Ostatnią wymienioną aplikacją wspomagającą pracę zdalną jest Skype, czyli jeden z pierwszych komunikatorów umożliwiających rozmowy video. Komunikator pozwala na bezpłatne rozmowy, telekonferencję z innymi użytkownikami i czat. Obecnie Skype jest częścią pakietu Office 365, którym zarządza Microsoft.

Skype z początku wydaje się nieoczywistym narzędziem w zdalnej pracy zespołowej. W momencie debiutu (2003 r.) Skype był przede wszystkim komunikatorem głosowym. Rok później dostępna już była opcja konferencyjnych połączeń głosowych, ale dopiero wersja 2.0 programu (2005 r.) wprowadziła pożądane już wówczas połączenia wideo, a także możliwość przesyłania wiadomości tekstowych między użytkownikami czy dzielenia się plikami. Pod kątem pracy zespołowej przełomem był rok 2006, kiedy to Skype zaczął umożliwiać 10-osobowe połączenia konferencyjne wideo. Obecnie serwis w bezpłatnej wersji pozwala połączyć się jednocześnie 25 osobom.

Firmy zainteresowane większymi możliwościami Skype’a (właśnie pod kątem pracy zespołowej) mogą skorzystać z płatnej oferty „Skype dla firm”, działającej w ramach usługi Office 365, oferującej m.in. spotkania z udziałem 250 osób (w tym łatwe ich udostępnianie za pomocą spersonalizowanego adresu URL), a co może jest mniej ważne z punktu widzenia pracy zdalnej w zespole – udostępniania transmisji ze spotkań wideo łącznie aż 10 tysiącom osób. Planowanie wspólnych wideokonferencji ułatwia integracja z kalendarzem programu Outlook. Do tego dochodzi jeszcze m.in. możliwość nagrywania spotkań, przeprowadzania ankiet, dodawania załączników do konferencji czy rozpoczynania czatu w dowolnej chwili, a następnie przekształcenia jej w formę rozmowy wideo lub kontynuowania komunikacji tekstowej.

W zdalnej pracy zespołowej istotna jest możliwość dzielenia się efektami swoich działań. W ramach usługi Office 365 wiele z plików (np. prezentacje, arkusze kalkulacyjne czy pliki tekstowe) mogą być edytowane przez wiele osób i udostępniane innym członkom zespołu do podglądu. Jeszcze jedną ciekawą funkcją Skype’a, przydatną w pracy zespołowej, jest możliwość dzielenia się widokiem ekranu użytkownika prowadzącego spotkanie. Jest to opcja przydatna, chociażby pod kątem prowadzenia szkoleń dla większej grupy osób.

Ciekawą opcją aplikacji jest dzielenie swojego ekranu podczas video konferencji, np. podczas wirtualnego spotkania użytkownicy mogą prowadzić prezentację, szkolenie lub instruować innych uczestników spotkania. Obecnie alternatywą do Skype jest np. aplikacja Zoom.

Podsumowanie

Warto zauważyć, że większość wymienionych aplikacji działa w modelu freemium. Podstawowe funkcjonalności są darmowe. Taki model sprawdza się w początkowej fazie testowania i tworzenia działalności, gdzie powinno się testować czy projekt przyjmie się na rynku bez ponoszenia na początku znaczących kosztów.

Wśród dostępnych rozwiązań możemy wyróżnić specjalizacje i kluczowe funkcjonalności w przypadku Dropboxa będzie to na przykład przechowywanie i dzielenie się plikami, a w Trello i Slacku organizacja pracy, dyskusja i przydzielanie zadań w zespole. Większość z prezentowanych aplikacji działa w modelu freemium i kluczowe funkcjonalności można przetestować pod kątem wybranych zastosowań jeszcze przed wdrożeniem.

Mam nadzieję, że przybliżyłem Ci kilka przydatnych narzędzi, które pomogą w pracy zdalnej. Dziś praca zdalna z dnia na dzień stała się standardem. Jeśli masz chwilę, napisz komentarz, jak mogę Ci jeszcze pomóc lub czego jeszcze chciałbyś się dowiedzieć o branży IT. Zachęcam również do zapisania się na newsletter, w którym prześlę Ci raz w tygodniu wartość w postaci ciekawych tekstów, tematów oraz inicjatyw związanych z IT, produktywnością, biznesem, marketingiem online, rekrutacją oraz technologią. Stay tuned!

Bonus nowa grupa „Pierwsze kroki w IT / Początki w IT – Instajob.pl” na Facebooku

grupa-facebook

Zapraszam również do dołączenia do nowej grupy „Pierwsze kroki w IT / Początki w IT – Instajob.pl” na Facebooku – https://www.facebook.com/groups/847327302453321 #łączmysię ;-). Grupa ma na celu zrzeszać i wspierać osoby, które chcą się przebranżowić do branży IT. Serdecznie polecam szczególnie osobom, które chcą się dowiedzieć czegoś więcej o branży.

Grupa ma na celu stworzenie społeczności użytkowników, którzy wspierają się podczas przebranżowienia, pomagają sobie nawzajem w zdobyciu pierwszej pracy w IT. Zależy mi, aby ta pomoc była wartościowa, szczególnie w dobie nadchodzącego kryzysu związanego z pandemią koronawirusa. Dołączysz? 😉

Jeśli chcesz być na bieżąco z nowościami na blogu, polecam:

Posts created 20

Related Posts

Begin typing your search term above and press enter to search. Press ESC to cancel.

Back To Top